טיפים לבחירת מקום מתאים לאירוע

בחירה מוצלחת של מקום לאירוע היא אינה משימה פשוטה. המשימה העומדת בפני כל מי שמתכנן אירוע היא של התאמה ושימוש נכון בתקציב על מנת לתת מענה לצורכיהם של האורחים. יש לקחת בחשבון גורמים כגון מיקום, תקציב, אופי האורחים והאירוע, תפריט ושירות, רשיונות וחוזים. על מנת לעמוד במשימת ההרכבה של כל הגורמים שצוינו כאן למעלה לכלל אירוע מוצלח יש צורך בתכנון מקדים מעמיק ובכך נעסוק במאמר זה.

חישוב התקציב

למרות שמדובר כאן בנושא שהוא כביכול ברור מאליו, רבים נוהגים להתחיל במסע החיפושים שלהם למציאת המקום המתאים לאירוע מבלי להגדיר מראש את התקציב שלהם. בחרתם בירושלים אז עכשיו עליכם לחפש קייטרינג בירושלים, בחרתם בתל אביב אז עליכם לפש קייטרינג בתל אביב. מכיוון שאירועים ניתן לערוך באינספור מקומות, החל מאולמות יוקרה של מלונות בישראל וכלה בגני אירועים, הגדרת התקציב לפני תחילת החיפושים היא הכרחית ותסייע לכם להתמקד ולהגיע לכלל בחירה. על מנת לחשב את התקציב יש צורך גם להגיע להחלטות מראש לגבי כמות המוזמנים, או לפחות לגבי הכמות המקסימלית של המוזמנים. ההחלטה לגבי כמות המוזמנים תשפיע גם על בחירת גודל החלל שבו יתרחש האירוע.

החלטות הקשורות לאורחים ולאופי האירוע

תמיד חשוב לקחת בחשבון את נוחות האורחים, תוך כדי מודעות לקבוצות הגילאים ולאופיין. זכרו כי לעיתים מיקומים מרוחקים, גם אם מדובר במקומות אקזוטיים ומיוחדים, עשויים להקשות על אורחים מסוימים ולהשפיע על החלטתם האם לפקוד את האירוע. לגבי האורחים, השאלות שיש לשאול הן: מהו גילם הממוצע של האורחים, כמה הורים וילדים יגיעו, האם ישנם בעלי מוגבלויות, האם ישנם אורחים שלהם דרישות מיוחדות הנוגעות לתפריט צמחוני או כשר? על המקום שתבחרו בו לתת מענה לכל אחת מן השאלות שהעלנו כאן, במידה והתשובה להן היא כן. יש לדאוג לגישה נוחה לנכים ולהורים המגיעים לאירוע עם עגלות וכדאי גם לבדוק האם השירותים באולם מצוידים במתקן החתלה והאם ישנם שירותי נכים. במידה וחלק מהמוזמנים הם שומרי מסורת, יש לדאוג לתפריט כשר. חשוב גם לזכור כי אנשים שומרי מסורת יקפידו לאכול רק במקומות המצוידים בתעודת כשרות ולא יסתפקו רק באמירה כללית לגבי מידת הכשרות של המטבח. בדקו מראש עד כמה נגיש המקום שברצונכם לערוך בו את האירוע ומהם סידורי החנייה הקיימים. בדקו גם אפשרויות הגעה בתחבורה ציבורית ועד כמה האזור בו הוא האולם ממוקם נגיש בזמנים של עומס בתנועה.

מנהל אירוע, חוזים ורשיונות

כמעט כל אולם או גן אירועים איכותי יציע לכם את שירותיו של מנהל אירוע. תפקידו של מנהל אירוע הוא ללוות אתכם לאורך כל שלבי האירוע, החל מתכנונו וכלה בסיומו המוצלח. מנהל האירוע יסייע לכם, בין היתר, בהתאמת התפריט, קביעת סידור הישיבה והצורה שבה יתנהל האירוע. לסיום, גם אם מדובר באולם שנראה על פניו איכותי, יש לוודא כי הוא מצויד בכל הרשיונות הדרושים. חשוב גם לקרוא היטב את חוזה ההתקשרות ולוודא כי הוא מפרט בפרוטרוט את השירותים שיסופקו לכם.